Todos los días empresas alrededor del mundo inician nuevos proyectos. Cada proyecto tiene un valor distinto para el entorno empresarial en el que se desarrolla y en la consecución de los objetivos que persigue.

La mayoría de los proyectos requieren de: la asignación de recursos (normalmente escasos), la organización dinámica de numerosas tareas, un adecuado seguimiento y muchísima comunicación entre los actores involucrados. Para resolver estas necesidades “la solución que está tomando más aceptación, es la creación de una PMO (Project Management Office) que cumpla una función: integradora, organizadora, coordinadora y de control” (SHIMOMURA, 2007).

Como bien indica SHIMOMURA, “cada proyecto tiene su ciclo de vida en función de sus objetivos y características particulares. Comienza por una propuesta o caso de negocio para dar solución a un problema o necesidad, o mejorar algún aspecto en la organización”. Es por las características particulares de cada proyecto y la necesidad de verlos como un todo que la participación de la PMO en una empresa es fundamental.

En su esencia, una PMO participa en todas las etapas del ciclo de vida de cada proyecto. Es decir, coordina, prioriza, optimiza la asignación de recursos compartidos, aplica las mejores prácticas, se encarga de estandarizar y asegura la evolución del proyecto de acuerdo a lo planificado.

Si bien las buenas prácticas y recomendaciones de la constitución de un proyecto se encuentran inmersas en la metodología de la PMO, conviene identificar algunas prácticas y decisiones que conducen al error en la ejecución de su función.

PMO 10 errores frecuentes que debilitan sus resultados

• Mantener el proceso de solicitud de proyectos ad-hoc.
• Ausencia de formación en estrategias de comunicación efectiva.
• No implementar una metodología o emplear una metodología sin planear.
• No cruzar la demanda con la oferta o no ajustar la demanda a la oferta.
• No registrar los tiempos: estimados, reales y la razón de sus desviaciones.
• Recopilación y almacenar información innecesaria.
• Falta de apoyo de la dirección.
• Implementar herramientas que no pertenecen a un proceso.
• Implementar procesos que no incluyen las herramientas adecuadas.
• No retro-alimentar los procesos y acciones con los resultados.

Una PMO debe centrar su acción en 3 ejes fundamentales: gente, procesos y herramientas. Con el objetivo principal de lograr proyectos de alta calidad que entregan a la organización: el producto, servicio o resultado requerido, con el alcance solicitado, puntualmente y dentro del presupuesto establecido.
A pesar de los errores que puedan cometerse en esta compleja labor, la PMO mejora la alineación de los proyectos con los objetivos estratégicos de la empresa; mejora los ciclos de duración; reduce los costes y gestiona proactivamente los riesgos y problemas.
El auge de esta tendencia hace que cada día organizaciones alrededor del mundo definen, comparten y documentan buenas prácticas en la gestión de procesos y proyectos. Es por ello que las PMO cobran mayor valor, no sólo por su capacidad de entregar resultados de calidad predecible sino también por su potencial de ejercer una influencia sobre las empresas que las lleven a una filosofía de mejora continua.

¿Ha trabajado en una PMO o en un proyecto que contó con la colaboración de una PMO? Cuéntenos su experiencia…